Sous-traitance des données (RGPD)

Objet et durée

Nous traitons les données pour la seule finalité de vous fournir HOP Suite, pendant la durée de votre abonnement et les quatre-vingt-dix jours qui le suivent.

Nature des traitements et catégories de données

• Salariés — identité, coordonnées, poste, contrat, rémunération, temps de travail, absences, entretiens, compétences, pièces administratives.
• Convives — nom, coordonnées, historique de réservation, préférences, allergies signalées.
• Fournisseurs et contacts — raison sociale, coordonnées.

Certaines de ces données sont sensibles : un motif d’absence peut révéler une donnée de santé, une allergie signalée par un convive également. Elles sont traitées avec les mêmes garanties que le reste, et ne sortent jamais du service — notamment, elles ne sont jamais transmises aux fonctions d’intelligence artificielle.

Nos engagements

• Ne traiter les données que sur votre instruction documentée, matérialisée par votre usage du service.
• Garantir la confidentialité : les personnes autorisées chez nous sont soumises à une obligation de confidentialité.
• Ne pas accéder au contenu de vos plannings, rémunérations, coffre RH ni fichiers clients. Notre console d’exploitation ne rend que des compteurs, et cette limite est posée dans la base de données, pas dans nos écrans.
• Vous aider à répondre aux demandes d’exercice de droits de vos salariés et de vos convives.
• Vous notifier toute violation de données dans les meilleurs délais, avec les éléments dont nous disposons.
• Supprimer ou vous restituer les données au terme du contrat, à votre choix.
• Mettre à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer notre conformité, et vous permettre de nous auditer.

Nos sous-traitants ultérieurs

Vous les autorisez de façon générale. Nous vous informerons de tout changement, et vous pourrez vous y opposer.

• OVH SAS — hébergement du serveur applicatif. France.
• Supabase — base de données, authentification et stockage de fichiers. Union européenne.
• Anthropic PBC — lecture de documents et proposition de planning, uniquement si ces fonctions sont activées chez vous. Les données transmises sont limitées au document déposé ou, pour le planning, aux noms, postes, heures contractuelles et dates d’absence — jamais aux motifs d’absence.

Mesures de sécurité

• Chiffrement des échanges sur toutes les pages.
• Cloisonnement des données par organisation et par établissement, appliqué dans la base de données elle-même : une erreur d’écran ne peut pas ouvrir les données d’un autre client.
• Contrôle d’accès par rôle et par permission, modifiable par vos soins.
• Mots de passe hachés et vérifiés contre les fuites connues.
• Journal nominatif des écritures sensibles, ineffaçable — pas même par un administrateur.
• Traçabilité nominative de chaque ouverture d’une pièce du coffre RH.
• Sauvegardes quotidiennes de la base de données.

Votre registre des traitements

Le RGPD vous impose de tenir un registre. HOP Suite vous fournit les éléments qui vous concernent : nature des données, durées de conservation, destinataires, mesures de sécurité. Écrivez à hello@hopsuite.fr pour en recevoir la fiche.

Une remarque sur vos salariés

Informer vos salariés du traitement de leurs données vous incombe : nous ne pouvons pas le faire à votre place, puisque nous n’avons pas de relation directe avec eux. HOP Suite affiche à chaque salarié ses propres données — ses services, ses absences, sa fiche — ce qui facilite cette transparence mais ne s’y substitue pas.