Cuisine et HACCP
Des inventaires et des stocks qui servent vraiment à piloter
Faire un inventaire n’a d’intérêt que si les données obtenues permettent ensuite de comprendre ce qui se passe.
Compter les bouteilles un dimanche soir pour ranger la feuille dans un classeur est un travail perdu. Le même comptage, relié aux achats et aux ventes, donne la consommation réelle — et l’écart avec ce que les fiches techniques prévoyaient.
Le problème
L’inventaire se fait parce qu’il faut le faire. Les feuilles sont remplies au crayon, saisies dans un tableur une semaine plus tard, valorisées avec les prix qu’on retrouve — pas ceux du jour du comptage. Le total obtenu sert au bilan, et à rien d’autre.
Pendant ce temps, les vraies questions restent sans réponse. Combien a-t-on réellement consommé ? L’écart avec la théorie vient-il des pertes, du sur-portionnage, de la casse ? Et pourquoi manque-t-il toujours la même chose le vendredi soir ?
Avec HOP Suite
Un inventaire est une session : on compte par zone, on saisit sur un téléphone, et le prix est figé au moment du comptage. Valoriser plus tard avec le tarif du moment fausserait la comparaison d’un mois sur l’autre.
Entre deux inventaires, le stock se déduit des mouvements : réceptions, sorties de production, pertes. Chaque mouvement porte son signe, et le signe est porté par la nature — une réception ne peut pas être négative, sinon un stock se reconstitue au premier doigt qui ripe.
Une perte exige un motif. Une casse, une DLC dépassée, une erreur de préparation : ce ne sont pas les mêmes causes, et seule celle qu’on nomme peut être corrigée.
Ce que vous pouvez faire
- Organiser un inventaire par zones et par catégories
- Compter depuis un téléphone, sans imprimer de feuilles
- Régler le niveau d’une bouteille entamée sur un dessin, au doigt
- Valoriser au prix figé du jour du comptage
- Passer une commande fournisseur
- Enregistrer le bon de livraison, même partiel
- Rapprocher la facture du bon de livraison et voir les écarts
- Déclarer une perte ou une casse, avec son motif
- Définir un seuil d’alerte par denrée
- Voir ce qui est passé sous son seuil
- Suivre les prix et les écarts par fournisseur
- Caler le stock théorique sur le comptage réel
En situation
Le camion arrive avec onze caisses sur quatorze. Vous enregistrez le bon de livraison tel qu’il est : ce sont les quantités REÇUES qui entrent en stock, jamais les quantités commandées.
Les trois caisses manquantes restent attendues sur la commande. Quand la facture arrive pour quatorze, l’écart se voit au rapprochement — au lieu d’être payé sans que personne ne le remarque.
Pourquoi cela change le quotidien
Le comptage sert enfin à quelque chose
Relié aux achats et aux ventes, il donne la consommation réelle et l’écart avec la théorie.
Le prix est figé au bon moment
Valoriser plus tard avec le tarif du jour rendrait deux inventaires incomparables.
Les pertes sont nommées
Casse, DLC, erreur de préparation : ce ne sont pas les mêmes causes, ni les mêmes remèdes.
Ce qui manque se voit avant le service
Un seuil par denrée, et la liste de ce qui est passé dessous.
Connecté au reste de votre établissement
Un stock est le point de rencontre des achats, de la production et de la marge.
Questions fréquentes sur les stocks
›Faut-il suivre toutes les denrées en stock ?
Non, et ce serait contre-productif. Le suivi s’active denrée par denrée : les liquides, les produits chers et ceux qui manquent souvent. Suivre le sel et le poivre produit du bruit qui fait ignorer les vraies alertes.
›Que se passe-t-il si une livraison est partielle ?
Seules les quantités reçues entrent en stock. Le reliquat demeure attendu sur la commande, et l’écart se voit au rapprochement avec la facture.
›Peut-on enregistrer deux fois la même réception ?
Non. Chaque réception porte une clé d’origine, et un second enregistrement est refusé. Un double-clic ne doit pas faire entrer la livraison deux fois.
›Comment le stock est-il calculé entre deux inventaires ?
Il se déduit des mouvements — réceptions, consommations, pertes — et non d’une valeur stockée. Une quantité figée diverge du réel au premier incident, et personne ne s’en aperçoit.
›Pourquoi un motif est-il obligatoire sur une perte ?
Parce qu’une perte sans cause ne peut être ni expliquée lors d’un contrôle, ni corrigée. Une casse et une DLC dépassée appellent des décisions différentes.
›Le niveau d’une bouteille entamée se saisit comment ?
Sur un dessin de bouteille, au doigt : on fait glisser le niveau jusqu’à celui qu’on voit. Estimer « un tiers » puis le convertir en centilitres est une opération que personne ne fait juste un dimanche soir.
Voyez-le tourner sur un vrai service.
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