Exploitation
Savoir ce que chaque machine vous coûte vraiment
Chambre froide. Friteuse. Lave-verres. Hotte. Machine à glaçons.
Déclarez une panne en trente secondes depuis le téléphone, avec les photos et le code affiché. Comparez les devis. Et voyez, machine par machine, ce que les réparations ont déjà coûté par rapport au prix payé.
Le problème
Le lave-verres fait un bruit anormal depuis mardi. Quelqu’un l’a signalé dans le groupe, entre une photo du plat du jour et une question sur le planning. Le message est remonté, puis a disparu.
Trois semaines plus tard il tombe en panne un vendredi soir. Personne ne retrouve le nom du technicien, ni la date du dernier passage, ni si la pièce était encore sous garantie. L’information existait — elle n’était simplement rattachée à rien.
Le dépanneur vient constater, facture le déplacement, et découvre sur place ce qu’une photo du voyant aurait dit au téléphone. Le devis annonçait 890 € ; la facture en fait 1 050. Personne ne le remarque, parce que le devis était dans une boîte mail et la facture chez le comptable.
Avec HOP Suite
Une panne se déclare debout, en trente secondes, par celui qui l’a sous les yeux : la machine, les photos — le voyant, la fuite, le code affiché — et l’essentiel. Elle reste ouverte tant qu’elle n’est pas traitée : une panne ne se perd pas sous les messages suivants.
Dès que vous choisissez la machine, HOP vous dit si elle est encore sous garantie. C’est l’information qui fait économiser le plus, et celle à laquelle personne ne pense avant d’appeler : une intervention payée sur un appareil encore couvert ne se récupère jamais.
Plusieurs devis par intervention, un seul retenu — et celui qu’on écarte reste affiché, parce que savoir qu’on avait 1 240 € en face des 890 € retenus est ce qui permet de discuter la facture. Accepter un devis n’écrit aucun montant : les deux colonnes restent côte à côte et l’écart s’affiche.
Les coûts se saisissent poste par poste — pièces, main-d’œuvre, déplacement. C’est la seule façon de savoir, l’année suivante, sur quoi négocier. Et machine par machine, le cumul des réparations se rapporte au prix d’achat : c’est ce qui permet de répondre à la question qui vient au bout de trois pannes — répare-t-on encore, ou remplace-t-on ?
Ce que vous pouvez faire
- Déclarer une panne depuis un téléphone, photos comprises
- Distinguer panne, entretien et réparation
- Dire si la machine peut encore servir — ce n’est pas la même chose qu’urgent
- Noter le code affiché par la machine, que le technicien demandera
- Voir la garantie restante au moment de choisir l’équipement
- Comparer plusieurs devis, en retenir un, garder les autres
- Saisir les coûts par poste : pièces, main-d’œuvre, déplacement
- Mesurer l’écart entre ce qui a été annoncé et ce qui a été facturé
- Suivre le cumul par machine, rapporté à son prix d’achat
- Programmer les entretiens périodiques et voir ceux qui arrivent
- Tenir la fiche de chaque équipement : marque, série, emplacement, garantie
- Suivre les véhicules et leurs assurances
- Voir les pannes bloquantes remonter sur la vue de groupe, le matin
En situation
La friteuse 2 coupe au bout de dix minutes. Le chef la déclare depuis son téléphone : photo du bandeau, code E04, case « ne peut plus servir » cochée. Trente secondes.
L’écran répond aussitôt : encore sous garantie jusqu’en janvier. On appelle l’installateur, pas le dépanneur du coin. Le lendemain matin, la panne est en tête de la vue de groupe, avec le code et la photo.
Trois semaines plus tard, la facture arrive à 700 € quand le devis retenu en annonçait 890. L’écart s’affiche tout seul — et la fiche montre que cette friteuse en est à 18 % de son prix d’achat en réparations.
Pourquoi cela change le quotidien
On ne paie plus ce qui est sous garantie
La date s’affiche au moment de choisir la machine — pas après avoir réglé la facture.
Le devis et la facture se regardent
L’écart entre l’annoncé et le facturé s’affiche. C’est ce qui permet d’en parler.
L’équipement a une mémoire chiffrée
Trois pannes en huit mois et 1 390 € cumulés sur une machine à 4 000 € : la décision se prend sur des faits.
Celui qui constate peut déclarer
Pas besoin d’attendre le responsable : trente secondes depuis un téléphone, photos comprises.
« Hors d’usage » n’est pas « urgent »
Deux questions différentes : l’une décide de la soirée, l’autre de qui l’on appelle.
Les entretiens ne s’oublient plus
Un contrat d’entretien qu’on oublie de déclencher ne se voit qu’à la panne suivante.
Connecté au reste de votre établissement
Questions fréquentes
›Qui peut ouvrir un ticket ?
Toute personne à qui vous en donnez le droit. Plus le signalement est proche de celui qui constate, plus il arrive tôt — attendre le responsable fait perdre les premières heures.
›Comment est-on prévenu d’une panne ?
Une panne déclarée « hors d’usage » remonte sur la vue de groupe, là où l’on regarde ce qui cloche chaque matin, toutes maisons confondues. Nous n’envoyons pas de courriel à chaque signalement : un courriel de plus par panne finit en règle de tri, et l’on rate alors celui qui comptait.
›Faut-il saisir les coûts à la main ?
Oui, poste par poste — pièces, main-d’œuvre, déplacement. C’est une minute par intervention, et c’est ce qui rend le reste possible : sans le détail, « 1 050 € » ne dit pas sur quoi négocier l’année suivante.
›Que se passe-t-il quand on accepte un devis ?
Rien ne s’écrit dans les coûts. Le devis est ce qui a été annoncé, les lignes sont ce qui a été facturé, et l’écart entre les deux est justement ce qu’on vient chercher. Recopier l’un dans l’autre le rendrait nul par construction.
›Les prestataires ont-ils un accès ?
Non. Les interventions et les contacts sont enregistrés par vos équipes. Ouvrir un accès externe supposerait des droits que nous n’avons pas voulu créer à la légère.
›Le suivi des véhicules est-il inclus ?
Oui, avec ses échéances propres. Un véhicule d’entreprise pose les mêmes questions qu’un équipement : entretien, coût cumulé, moment de le remplacer.
›Et les contrôles réglementaires ?
Extincteurs, dégraissage des hottes, commission de sécurité et DUERP sont suivis dans le calendrier de conformité, avec leur périodicité et leur délai d’alerte.
Voyez-le tourner.
À partir de 79 € HT par mois (paiement annuel, engagement 12 mois)
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